سیستم حسابداری
ورود دادهها :
در یک سیستم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی براساس اسناد و مدارک اولیه به عنوان دادههای به سیستم ، شامل صورتحساب (فاکتور) خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافتها و پرداختهای نقدی و .... انجام میشود.
پردازش دادهها :
پس از ورود دادهها (اسناد و مدارک اولیه) به سیستم حسابداری پردازش آنها به ترتیب زیر صورت میگیرد :
اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تأثیر آنها بر دارائیها، بدهیها، هزینه ها ، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه، حسب مورد به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت اولیه میشوند.
البته در برخی از موسسات، به جای اینکه رویدادهای مالی را مستقیماً از روی اسناد و مدارک اولیه در دفاتر ثبت نمایند، اقدام به تهیه برگه حسابداری یا سند حسابداری (پیش نویس روزنامه) میکنند. در موسسات بزرگ، ثبت اولیه اسناد و مدارک مربوط به گروهی از رویدادهای عمده مالی در دفاتر روزنامه اختصاصی صورت میگیرد.
ثبتهای انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقی میشوند. زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی و تفضیلی از این قبیل حسابهای دفتر کل ، از دفاتر معین یا کارتهای معین، استفاده میشود. هر یک از دفاتر یا کارتهای معین، یک حساب کنترل در دفتر کل داشته و تعداد دفاتر معین و حسابهای کنترل آن در دفتر کل به وسعت و نوع فعالیتهای یک موسسه بستگی دارد.
ستادها:
نتیجه پردازش دادهها در یک سیستم حسابداری، صورتها و گزارشهای مالی (ستادهها) است. صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل ، در پایان هر ماه با تهیه تراز آزمایشی تأیید می گردد. تراز آزمایشی، به عنوان ستاده سیستم حسابداری و مبنای کنترل پردازش انجام شده، مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی واقع شده و برخی از اطلاعات آن به عنوان باز خور برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت دادههای جدید وارد سیستم حسابداری میگردند. ستاده نهایی سیستم حسابداری صورتها و گزارشهای مالی و اطلاعات ارائه شده در آنها است.
مراحل طرح و تدوین سیستمهای حسابداری :
برای طرح و تدوین سیستمهای حسابداری اقدامات و روشهایی در مراحل مختلف صورت میگیرد مراحل طرح و تدوین سیستمهای حسابداری، شامل مراحل ششگانه زیر است :
شناسایی سیستم حسابداری :
· تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری
· طراحی سیستم حسابداری
. طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری
. تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم
. طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری
. تدوین سیستم حسابداری
· اجرای سیستم حسابداری
· وارسی سیستم حسابداری
· نگهداری سیستم حسابداری
این مراحل در بعضی از موارد به اندازهای در هم آمیختهاند که تفکیک آنها از یکدیگر عملاً امکان پذیر نیست.
در بعضی موارد حتی در مرحله پایانی طراحی سیستمهای حسابداری یعنی نگهداری سیستمهای حسابداری ممکن است برگشت به اولین مرحله طراحی سیستم حسابداری یعنی شناسایی صورت گیرد و جمع آوری بعضی اطلاعات و شناخت بیشتر مورد نیاز باشد.
شناسایی سیستم حسابداری :
اولین مرحله طرح و تدوین سیستم حسابداری معمولاً هنگامی آغاز میشود که استفاده کنندگان از سیستم حسابداری موجود (مدیریت موسسه، کارکنان) به دلیل عدم رضایت از آن و یا به دلیل عدم وجود سیستم حسابداری، برقراری یک سیستم حسابداری را درخواست مینمایند.
پس از اعلام نیاز و دریافت درخواست، طراحی و تدوین سیستم حسابداری کار طراحی توسط حسابدار و یا گروه حسابداران خبره آغاز میشود و اولین مرحله کار طراحی شروع میشود.
برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود، معمولاً از فرمهای مخصوصی استفاده میشود که این فرمها توسط استفاده کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل میگردد. طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرمهای تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است، بررسیهای خود را شروع میکنند و با روشهای مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری مینمایند.
روشهای جمع آوری اطلاعات معمولاً به کمک یک یا چند روش از روشهای زیر انجام میشود :
مصاحبه :
این روش یکی از متداولترین و مناسبترین روشهای مطالعه و شناساییاستوبهدلیلعملیبودن وکمهزینه بودن کاربرد بیشتری دارد.
پرسشنامه :
این روش که با طرح سئوالات مشخصی انجام میشود معمولاً وقت گیر است و در بعضی از موارد غیر عملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمیدهد ، بنابراین کاربرد کمتری دارد.
مشاهده :
این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد با توجه به اینکه اطلاعات کاملتری به دست میدهد، روش مطلوبی است.
بررسی اسناد و مدارک :
برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت میگیرد. بررسی دستورالعملهای مدون موجود از قبیل : اساسنامه، نمودار سازمانی، مصوبات هئیت مدیره، مصوبات کمیسیونهای معاملات و سایر مدارک موجود، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تأمین میکند.
بررسی کتابها و جزوات دیگر :
مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه، کتابها، منابع و جزوات دیگر را شامل میگردد.
پس از جمع آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش مذکور و بررسی آن و شناسایی مقدماتی، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم گیری میشود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی میگردد.
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری :
تجزیه و تحلیل وارزشیابی سیستم حسابداری که با شروع جمع آوری اطلاعات با روشهای مختلف آغاز شده است در این مرحله به شکل کاملتری انجام میشود. طراح سیستم حسابداری، سیستم موجود را مطالعه و بررسی نموده و نتایج و عملکرد آن را ارزیابی میکند. در این مرحله ساختار موسسه مورد مطالعه قرار میگیرد و کلیه دستورالعملها و آئیننامههای موجود و نمودار سازمانی که مسئولیتها و اختیارات را مشخص میکند بررسی میشود.
در این مرحله کلیه اسناد و مدارک مربوط به سیستم حسابداری موجود، گردش عملیات ، فرمها و روشهای گردش آنها مطالعه و ورود دادهها ، پردازش در سیستم عامل آنها و گزارشها و صورتهای مالی به عنوان ستادهها مورد ارزیابی قرار میگیرد.
پس از انجام مطالعات، طرح سیستم با انجام مصاحبه با مدیران و برخی از کارکنان موسسه نیازهای اطلاعات حسابداری موجود و امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و برخی از کارکنان موسسه مقایسه و نقاط ضعف آن مشخص و راه حلهای مختلف تعیین میشود. راه حلها میتوانند بی شمار باشند ولی اغلب آنها را میتوان در سه دسته طبقه بندی نمود :
· برقراری یک سیستم حسابداری جدید
· اصلاح و تکمیل سیستم حسابداری قدیمی
· استفاده از خدمات دیگران
پس از انتخاب یکی از راه حلهای سه گانه، بایستی آن را از سه نظر مورد بررسی قرار داد:
بررسی تکنیکی :
در این بررسی باید روشن شود که امکانات موجود در مؤسسه یا امکانات موجود در بازار نیازهای سیستم حسابداری جدید را برآورد مینماید . در طراحی سیستمهای حسابداری کامپیوتری بررسی تکنیکی شامل ارزیابی سخت افزار و نرم افزارهای موجود در بازار نیز میشود.
بررسی امکان :
در این بررسی که عدهای آن را بررسی عمل بودن سیستم حسابداری نیز نامیدهاند، توانائیها و امکانات موسسه ا ز نظر سازمان ، نیروی انسانی و سیاستهای مدیریت مورد توجه و مطالعه قرار میگیرد.
نتایج حاصل از بررسیهای سه گانه فوق طی گزارش خاصی که بر گزارش سنجش امکان به مدیریت موسسه ارائه میشود. راه حل مناسب پس از مطالعه گزارش فوق توسط مدیریت انتخاب شده و به طراح سیستم حسابداری معرفی میشود و پس از معرفی راه حل مناسب، طراح سیستم مرحله بعدی را شروع میکند.
طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری :
طراحی گردش عملیات سیستم معمولاً با ترسیم نمودار گردش عملیات سیستم (روند سیستم) انجام میشود. در این نمودار اهم عملیات و اقدامات حسابداری که برای شناسایی، پردازش در سیستم عامل و ارائه اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی و یا گروه خاصی از رویدادهای مالی انجام میشود به شکل نمودار و علایم خاصی به صورت تصویری ارائه میگردد.
نمودار گردش عملیات سیستم را میتوان به دو صورت نمودارساده گردش عملیات و یا نمودار نمادی گردش عملیات سیستم ، ترسی نمود.
در نمودار ساده گردش عملیات از مستطیلهایی برای نشان دادن خلاصهای از عملیات و اقداماتی که بایستی در هر مرحله انجام شود، استفاده میگردد و جهت حرکت عملیات و اقدامات سیستم به وسیله پیکانی نشان داده میشود.
در نمودار نمای گردش عملیات سیستم از علایم تصویری خاص استفاده میشود. در این روش، اسناد و مدارک و اقدامات و عملیاتی که بایستی انجام شود به صورت نمادهای خاصی ترسیم میشود.
علایم و نمادهایی که بیشتر از سایر علایم و نمادها در طراحی سیستمهای دستی و یا سیستمهای کامپیوتری حسابداری مشترکاً استفاده میشود عبارتند از :
بیضی برای نشان دادن آغاز و پایان عملیات، مستطیل برای نشان دادن ماهیت عملیات و یا مرحلهای از عملیات، لوزی معمولاً هنگامی استفاده میشود که در هنگام انجام عملیات و یا در هر مرحله از آن لازم است که در مورد انتخاب بین دو یا چند راه حل که در سیستمهای حسابداری معمولاً دو راه است اتخاذ تصمیم شود و پیکان جهت نشان دادن جهت جریان اقدامات و یا عملیات .
نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از بالا به پایین و از راست به چپ ترسیم میشود و جهت جریان اقدامات و یا عملیات سیستم همانند نمودار ساده گردش عملیات به وسیله پیکانی مشخص میگردد.
شابلونهای نمادی گردش عملیات سیستم به صورت آماده در فروشگاههای لوازم التحریر به فروش میرسد که از آنها اغلب برای ترسیم نمودار گردش عملیات در سیستمهای کامپیوتری حسابداری استفاده میشود.
تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم :
نیازهای ورودی و خروجی سیستم شامل، نیازهای ورودی، نوع و ساختار حافظه ورودی، نحوه دسترسی به دادهها یا اطلاعات، نحوه ثبت آنها و نوع دستگاه ورودی (در سیستمهای کامپیوتری) و همچنین نیازهای خروجی شامل نوع و ساختار حافظه خروجی ، نوع دستگاه خروجی (در سیستمهای کامپیوتری) ، نحوه گزارش دهی، شکل گزارشها، حجم و زمان گزارش دهی میگردد.
اغلب برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرمها (گردش کار فرمها) که گردش فرمها را در سیستم حسابداری نشان میدهد، تهیه میگردد.
طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری :
مکانیزمهای کنترل دقیقاض مشخص شده و نقاطی از سیستم که نیازمند اعمال کنترل بیشتری هستند تعیین میگردد. روند نمای فرمها برای تشخیص نقاط اعمال کنترل داخلی کاربرد فراوانی دارد.
در مورد طراحی سیستمهای کامپیوتری ، پس از انتخاب بهترین سیستم، وقت زیادی صرف کد گذاری و آزمایش برنامه کامپیوتر میشود. انتخاب سیستم نرم افزار و سخت افزار از وظایف طراح سیستم حسابداری است که با دریافت پیشنهادات فروشندگان و ارزیابی آنها انجام میشود.
تدوین سیستم حسابداری :
تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در میآید. موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به اینکه استفاده کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده نماید.
بنابراین مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آنکه شناسایی سیستم را تسهیل میکند، احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرفتن آن میگردد.
اجرای سیستم حسابداری :
پس از طراحی سیستم حسابداری در مرحله این مرحله، سیستم به اجرا گذاشته میشود. اجرای سیستم حسابداری جدید یعنی جایگزین سیستم جدید به جای سیستم قبلی. اجرای یک سیستم نسبتاً پیچیده حسابداری ماهها طول میکشد و این کار با صرف وقت و دقت و حوصله کافی و برنامه خاص زمان بندی صورت میگیرد.
برای اطمینان از اینکه سیستم جدید میتواند جایگزین سیستم قبلی شود بهتر است برای مدتی دو سیستم به صورت همزمان اجرا شوند. این روش را روش اجرای موازی میگویند .
در برخی از موارد که اجرای موازی سیستم عملی نبوده و یا احیاناً وقت گیر و پرهزینه است، میتوان از اطلاعات گذشته و یا حتی اطلاعات غیرواقعی سیستم را و نتایج حاصل از اجرای سیستم را ارزیابی نمود، این روش را روش اجرای آزمایشی گویند .
وارسی سیستم حسابداری :
پس از اجرای سیستم حسابداری و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن، بایستی اطمینان حاصل شود که بازده سیستم بایستی اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آنچه که به عنوان هدفها و مشخصات سیستم تعیین شده است ، تطبیق میکند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تأمین مینماید.
وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت میگیرد.
وارسی سیستم بایستی پاسخ دقیقی برای پرسشهای زیر ارائه نماید :
· آیا سیستم حسابداری جدید هدفهایی که برای آن تعیین شده است را تأمین میکند؟
· آیا سیستم نیازهای استفاده کنندگان را تأمین مینماید ؟
· آیا کنترلهای لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال میشود؟
· نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است؟
· آیا سیستم صرفه جویی تعیین شده که در بررسی اقتصادی مشخص گردیده را به همراه دارد ؟
نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه میشود و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری، پیشنهاد میگردد.
نگهداری سیستم حسابداری
در ایامی که سیستم حسابداری طراحی شده اجرا میشود، همواره مشکلاتی پدید میآید که یا ناشی از افزایش رویدادهای مالی و یا ناشی از نیازهای جدید اطلاعاتی مسئولان موسسه میباشد و سیستم قادر به تأمین آنها نیست و بنابراین لازم است که تمام سیستمهای حسابداری طراحی شده دارای یک دستورالعمل کامل نگهداری باشند تا بتوان سیستم حسابداری را همواره به روز و فعال نگه داشت و از بازده آن مطمئن شد.
نگهداری سیستم حسابداری شاید وقت گیرترین مرحله طراحی سیستمهای حسابداری است و بایستی توجه کامل به آن مبذول نمود. دستورالعمل نگهداری سیستم حسابداری معمولاً از بخشهای عمده زیر تشکیل شده است :
نگهداری اضطراری :
در این دستورالعمل مشکلات و اشتباهاتی که به صورت اتفاقی رخ میدهد و بایستی فوراً اصلاح شود توضیح داده میشود.
نگهداری عادی :
در دستورالعمل نگهداری عادی سیستم ، اقداماتی که به صورت تکراری برای حفظ و تداوم عملیات سیستم حسابداری صورت میگیرد، ذکر میشود. مانند آموزش کارکنان حسابداری یا قسمت رایانه .
رشد و اصلاح سیستم :
در این دستورالعمل تغییرات لازم در سیستم حسابداری که ناشی از تغییرات در سازمان موسسه فعالیتهای آن میباشد، در نظر گرفته میشود. مانند افزایش دوایر و شعب .
دسته بندی سیستمهای حسابداری:
حجم رویدادهای مالی در یک موسسه و نوع اطلاعات مالی مورد نیاز، تعیین کننده سازمان و تشکیلات سیستم حسابداری است. سازمان سیستم حسابداری (کلیه اجزا سیستم حسابداری) شامل کارکنان ، سطح تخصص و تجربه آنان، وظایف و مسئولیتها، فرمهای مورد لزوم، روشها و وسایل و تجهیزات مورد پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی است.
در یک سیستم حسابداری رویدادهای مالی را میتوان توسط نیروی انسانی، وسایل مکانیکی و یا وسایل و تجهیزات کامپیوتری پردازش در سیستم عامل نمود. انتخاب وسایل پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی بر اساس حجم رویدادهای مالی، نیازهای اطلاعات مالی و بنیه مالی موسسات صورت میگیرد.
آنچه که در تمام سیستمهای حسابداری با هر نوع سازمان و وسایل و تجهیزات پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی مشترک است، اصول متداول حسابداری استانداردهای حسابداری (است که در تمام آنها به یک مفهوم و به طور یکنواخت به عنوان دستورالعمل شناسایی، پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی و تهیه گزارشها و صورتهای مالی به کار گرفته میشود.
سیستمهای حسابداری از نظر وسایل پردازش در سیستم عامل اطلاعات به سه دسته تقسیم میشوند :
· سیستم حسابداری دستی
· سیستم حسابداری مکانیکی
· سیستم حسابداری کامپیوتری (الکترونیکی)
سیستم حسابداری دستی :
به یک سیستم حسابداری که در آن رویدادهای مالی به کمک کاغذ و قلم و توسط نیروی انسانی پردازش در سیستم عامل میگردد سیستم حسابداری دستی میگویند .
سیستم حسابداری دستی و مفاهیم دفاتر روزنامه و معین در دوران نه چندان دور (قبل از استفاده از استفاده از وسایل مکانیکی و الکترونیکی) و حتی در سالهای اخیر توانسته ا ست نیازهای اطلاعات مالی موسسات متوسط و بزرگ را به خوبی مرتفع نماید. گذشته از آن سیستمهای مکانیکی و رایانهای که فعلاً در موسسات مختلف استفاده میشود بر پایه تجارب و نتایج حاصل از سیستمهای وسیعتر دستی متکی بوده و سیستم حسابداری دستی میتواند راهنما و مبنای مناسبی برای طرح و اجرای سایر سیستمهای حسابداری باشد.
سیستم حسابداری کامپیوتری :
در این سیستم پردازش دادهها رویدادهای مالی (به کمک رایانه در اندازههای مختلف براساس برنامه که به زبان رایانه و مبتنی بر اصول متداول حسابداری از پیش نوشته میشود، با سرعت و دقت بسیار بالایی صورت میگیرد.
استفاده از ابزار و وسایل الکترونیک در پردازش دادهها برای سیستم حسابداری موسسات بزرگ که حجم رویدادهای مالی آنها بسیار بالا است، مناسب میباشد.
مفاهیم دفاتر روزنامه عمومی، اختصاصی، ترکیبی، کل و معین در سیستم حسابداری کامپیوتری نیز مشابه مفاهیم آنها در سیستم حسابداری دستی است. در حقیقیت استفاده از دفاتر مذکور در سیستم حسابداری کامپیوتری به مراتب سادهتر از سیستم حسابداری دستی است.
زمان صرفه جویی شده در مورد ثبت دفاتر عمومی، اختصاصی و ترکیبی و انتقال آنها به دفاتر کل و معین از مزایای عمده استفاده از چنین دفاتری است که این مزیت در سیستم حسابداری کامپیوتری به مراتب بیشتر است.
در سیستم حسابداری کامپیوتری، حسابدار موسسه فقط دادههای مورد نیاز رایانه را براساس برنامه کدگذاری نموده و توسط واحد ورودی رایانه به واحد پردازش مرکزی کامپیوتر میرساند، بقیه عملیات ثبت دفاتر روزنامه، کل و معین و تهیه گزارشها و صورتهای مالی براساس برنامهای که طبق اصول متداول حسابداری از پیش نوشته شده است و با سرعت بسیار زیادی انجام میشود.
مزایای استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری :
از آنجا که رایانه یک ماشین محاسب الکترونیک است، سرعت عملیات آن قابل مقایسه با سرعت جریان الکترون میباشد. به عنوان مثال یک رایانه متوسط میتواند500.000 جمع را در یک ثانیه انجام دهد. بنابراین سرعت عملیات رایانه در میکروثانیهها و حتی نانوثانیهها است.
در چنین سرعتی یک رایانه میتواند عملیات ثبت و پردازش یک رویداد مالی را فقط در یک میلیونیم ثانیه انجام دهد. سرعت در انجام عملیات یکی از مزایای عمده سیستم حسابداری کامپیوتری است و سایر مزایای این سیستم به شرح زیر است :
پردازش حجم بزرگی از دادهها با سرعت و کارآیی بالا
به موقع بودن مانده حسابها :
با پردازش سریع دادهها در سیستم حسابداری کامپیوتری، حسابهای دفاتر کل و معین به روز بوده و ثبت دائمی موجودیها به سهولت امکان پذیر است .
تهیه اطلاعات بیشتر بدون صرف هزینه اضافی :
در سیستم حسابداری کامپیوتری گذشته از آن که میتوان اطلاعات به موقع مثلاً فروش نسیه را در اختیار داشت میتوان اطلاعات بیشتری از قبیل فروش روزانه قسمتهای مختلف، فروشندگان، شعب، تولیدات مختلف را بدون صرف هزینه اضافی تهیه نمود.
ملاحظه میکنید که تهیه چنین اطلاعاتی در سیستم حسابداری دستی به سهولت امکان پذیر نیست و مستلزم صرف وقت زیاد و هزینههای اضافی است.
باز خور فوری :
در سیستم حسابداری کامپیوتری تماس مستقیم (OLRT) کارمند مسئول فروش نسیه ، یک ترمینال که مستقیماً به رایانه متصل است، در اختیار دارد. بنابراین هنگام فروش نسیه، این کارمند بلافاصله اطلاعات مورد لزوم برای انجام فروش نسیه شامل سوابق حسابداری مشتری، مانده بدهی، سقف اعتبار تصویب شده و ... را از طریق همین ترمینال از رایانه موسسه دریافت نموده و در مورد فروش نسیه تصمیم مقتضی اتخاذ خواهد کرد.
امکان اعمال کنترل داخلی اضافی :
وجود باز خور فوری برای تصمیم گیری و کسب سریع اطلاعات مربوط به مشتریان در مورد فروشهای نسیه یک مورد از قابلیتهای بی نظیر سیستم حسابداری کامپیوتری است که کنترل اضافی در سیستم حسابداری موسسه برقرار میکند. در صورتی که اعمال این نوع کنترل داخلی هنگامی که از سیستم حسابداری دستی استفاده میشود و دفتر معین حسابهای دریافتنی به روز نیست امکان پذیر نمیباشد.
الهی! چه عزتی فراتر از این که بنده ی تو باشم ؟ و چه فخری بالاتر از این که « تو » خدای من باشی؟ تو آنگونه خدایی هستی که من دوست دارم ، پس از من آن بنده ای را بساز که تو دوست داری !